Gérer un contrat, c’est comme jongler avec plusieurs balles à la fois : création, négociation, exécution, modification, résiliation… Que ce soit entre entreprises ou entre M. et Mme tout le monde, le principe reste sensiblement le même. Et à l’ère du tout numérique, des outils tels que le CLM (Contract Lifecycle Management) s’imposent dans une optique de dématérialisation. Quelles sont donc les astuces pour une gestion efficace des contrats en entreprise ? La réponse avec Edouard Coencas !
Gestion des contrats : de quoi parle-t-on ?
Un contrat, c’est l’engagement juridique qui lie des parties, que ce soient des entreprises, des organisations ou des individus. Il cristallise des accords et est l’assurance qu’un service sera rendu ou qu’une marchandise sera livrée. Ainsi, les entreprises doivent le traiter avec le plus grand soin, de sa conception à son archivage, en passant par la négociation, la rédaction et la mise en application. Au-delà de ces aspects, il faut aussi veiller à la mise à jour des documents juridiques internes ou l’ajustement des contrats en cours, une mission particulièrement exigeante en temps et en précision. Heureusement, à l’ère digitale, des outils spécialisés comme les CLM viennent à la rescousse pour faciliter ce travail pour le moins titanesque. Mais à la base, la clé est une gestion rigoureuse et méthodique.
La gestion des contrats en 5 étapes : tout ce que vous devez savoir
#1 Élaboration : la base de tout contrat
Avant même de songer à rédiger, il faut se poser les bonnes questions : quel type de contrat souhaite-t-on établir ? Quels sont les documents juridiques pertinents à consulter ? Avec un outil comme le CLM, on accède à une panoplie de modèles et à un riche répertoire de textes de loi. Une vraie bouée de sauvetage pour être sûr de démarrer sur de bonnes bases.
#2 La phase de collaboration et de négociation
La négociation est l’espace de dialogue entre les différentes parties prenantes. C’est ici que chaque clause est examinée, discutée, affinée. Et si cela peut parfois sembler fastidieux, encore une fois, les fonctionnalités des CLM peuvent grandement faciliter la tâche. En effet, en soulignant les points sensibles, ces outils numériques permettent d’accélérer les échanges et d’arriver à un consensus plus rapidement.
#3 Signature : l’acte d’engagement
Vous n’êtes pas sans savoir qu’un contrat n’existe réellement qu’après avoir été signé. Dans un monde de plus en plus connecté, les CLM offrent la possibilité d’une signature électronique, une aubaine ! Cette fonctionnalité permet à chacun de s’engager, où qu’il soit, tout en conservant une traçabilité rigoureuse de chaque étape franchie.
#4 L’intégration d’outils dédiés
Quoi de mieux qu’un CLM pour garder la main sur ses contrats ? Avec une telle plateforme, on garde le cap, on s’assure que tout est en ordre, et si jamais un vent de changement souffle sur un accord, on sait exactement comment ajuster le tir.
#5 Centralisation et archivage
Grâce aux CLM, la gestion documentaire est optimisée, facilitant l’accès à n’importe quel contrat, qu’il soit ancien ou récent. Ces outils ne se limitent pas à la simple sauvegarde : ils offrent également des perspectives d’analyse approfondie et veillent à ce que chaque document soit toujours en phase avec les normes en vigueur.