Reconnue comme preuve juridique et inscrite dans le Code du travail, la feuille d’émargement est une obligation légale pour tous les prestataires et organismes de formation. Son intérêt ? Justifier la présence des stagiaires et des formateurs, tout en assurant le suivi de leur assiduité, ponctualité et absences. Envie d’en savoir plus ? Voici tout ce que vous devez savoir sur la feuille d’émargement !
Qu’est-ce qu’une feuille d’émargement ?
Pour dire les choses simplement, la feuille d’émargement est un document administratif clé qui permet de consigner les informations relatives aux participants lors de formations, événements ou réunions, qu’ils soient en ligne ou en présentiel. Imposée par la législation, elle atteste de la réalité de la prestation fournie et renforce la valeur probante de l’attestation sur l’honneur, tout en facilitant les opérations de facturation des formations.
Son objectif principal est de dresser un registre structuré des présences à l’événement et des moments d’arrivée et de départ des participants. Autant de données qui peuvent s’avérer utiles à diverses fins, notamment l’envoi de documents complémentaires, l’établissement de statistiques ou encore la communication d’informations logistiques en cas d’urgence. Autre avantage clé de la feuille d’émargement : elle simplifie les démarches de facturation en consignant directement les coordonnées des participants sur le document.
Utiliser une feuille d’émargement en formation : quel intérêt ?
Nous vous le disions, l’utilisation d’une feuille d’émargement en formation s’avère le plus souvent obligatoire d’un point de vue juridique. Qu’il soit en version papier ou numérique, ce document administratif a pour principale fonction d’attester de la présence des apprenants, tout en jouant un rôle clé dans l’obtention des financements. Car il faut savoir que les OPCO et autres organismes de financement examinent les signatures avant de débloquer les fonds. Vous l’aurez donc compris, un système fiable de collecte des signatures et de conservation des feuilles d’émargement garantit ainsi de ne pas passer à côté d’opportunités financières.
Sur un autre registre, il faut savoir que les feuilles d’émargement peuvent prendre diverses formes, notamment papier ou digital. Le premier, le plus courant, présente de nombreux inconvénients, au premier rang desquels la possibilité de fraude, de perte de feuilles, en plus d’être chronophage (impression, distribution, archivage…). Pour autant, les versions numériques au format Word ou Excel ne sont pas plus avantageuses…
La bonne nouvelle est que des solutions de dématérialisation spécialisées dans la signature électronique et la gestion des présences existent. Ces logiciels permettent de gagner un temps précieux, tout en assurant un émargement sécurisé et centralisé, garantissant l’acceptation des feuilles d’émargement par les organismes concernés.
Feuille d’émargement : que doit-elle contenir ?
Commençons par signaler qu’en fonction des modalités de la formation, le formateur peut opter pour une feuille d’émargement individuelle ou collective. A ce propos, il est utile de souligner que la DREETS met à disposition des formulaires types au niveau régional. En tout état de cause, une feuille d’émargement doit contenir un ensemble d’informations essentielles, à savoir : les noms des stagiaires, les coordonnées du prestataire de formation (formateur ou organisme dispensateur), l’intitulé de la formation et du module, le lieu, la date et heure, et le nom du formateur.
Par ailleurs, il existe quelques différences de forme entre les feuilles d’émargement collectives et individuelles. Les premières sont généralement conçues sous forme de tableau, avec une ligne par stagiaire et deux colonnes pour les séances du matin et de l’après-midi, où chaque participant doit signer pour attester de sa présence. Il faut également prévoir une feuille d’émargement collective par journée de formation.
A la différence des feuilles d’émargement collectives, les feuilles d’émargement individuelles peuvent couvrir plusieurs jours. Chaque ligne du tableau correspond à une journée de formation, avec une colonne pour la date et une autre pour la signature quotidienne du formateur. Une mention « certifié exact » doit figurer en bas de page, accompagnée de la date et de la signature du formateur ou du dispensateur de formation.
Gardez à l’esprit que les feuilles d’émargement, qu’elles soient individuelles ou collectives, doivent impérativement contenir les éléments dont nous vous parlions plus haut pour qu’elles soient légalement valides et qu’elles répondent aux exigences des organismes de financement. C’est à cette condition expresse que les indemnisations pourraient être versées et les éventuels litiges résolus rapidement.
Concrètement, comment réaliser une feuille d’émargement en formation ?
Pour créer une feuille d’émargement conforme, la logique voudrait qu’elle intègre les mentions obligatoires listées ci-dessus (noms des participants, heure et lieu de la formation, date, intervenant, informations de la convention de formation…). Selon le type de formation proposée, des feuilles d’émargement collectives ou individuelles peuvent être nécessaires. Ces documents doivent être rédigés de manière claire et concise, en recourant à des logiciels tels que Word ou Excel pour les formations en présentiel, ou à des logiciels spécialisés pour les formations à distance, tout en respectant les exigences légales.
Quid de la feuille d’émargement pour une formation à distance ?
Dans ce cas, vous pouvez opter pour une solution digitale de génération de feuilles d’émargement, une formule qui a ses avantages. Qu’il s’agisse d’une formation en présentiel ou à distance, vous avez la possibilité d’utiliser une signature électronique, dont le principal avantage est de limiter les risques de fraude. Concrètement, on évite tout risque de perte de feuilles, d’autant plus que la sécurité des signatures électroniques est largement supérieure à celle des signatures manuscrites. De plus, la centralisation des données permet un gain de temps considérable, notamment en termes de gestion des tâches administratives des organismes de formation.
Seul bémol : le choix d’une solution adaptée pour gérer les feuilles d’émargement d’une journée de formation n’est pas aussi aisé qu’on peut le penser. L’une des raisons à cela est que les logiciels de signature numérique traditionnels ne sont pas toujours adaptés à l’émargement des feuilles de présence en formation. D’où l’importance d’opter pour une solution spécialement pensée pour cet usage et certifiée, qui a le don d’offrir un gain de temps aux administrateurs de formation à un coût souvent inférieur aux systèmes de signature électronique classiques.