Sélectionner une page

Comment bien gérer ses fournisseurs ? C’est la question que se pose bon nombre de professionnels de l’événementiel, les fournisseurs étant un partenaire clé qui peut contribuer à la réussite ou, au contraire, à l’échec d’une manifestation. Imaginez un instant que votre fleuriste vous livre des fleurs en piteux état ou les mauvaises fleurs, que vote infographiste épelle mal le nom d’un sponsor sur une affiche, ou que votre traiteur mette des produits d’origine animale dans un menu végétarien ! D’où l’importance d’assurer un suivi rigoureux de vos fournisseurs en événementiel. Le point sur le sujet avec Théobald de Bentzmann.

Collectez un maximum d’informations sur vos fournisseurs

Si l’organisateur d’un événement est celui qui conçoit la manifestation, il ne peut le faire sans recourir à un certain nombre de fournisseurs qui donnent vie à ses idées. Vous devez donc vous entourer de fournisseurs compétents, qualifiés et professionnels. Le seul moyen d’y parvenir est d’avoir un maximum d’informations sur le fournisseur avant de recourir à ses services. Comment ? En posant des questions, en allant sur le site du fournisseur, en demandant à votre réseau, et pourquoi pas à vos concurrents. N’oubliez pas de vérifier la politique de remboursement du fournisseur et les licences dont il dispose.

Dès lors que vous avez choisi vos fournisseurs sur la base des données collectées, assurez-vous de mettre par écrit les livrables que vous attendez d’eux. Cet écrit peut prendre la forme d’un cahier de charges, ou un devis émis par le fournisseur. Que ce soit l’un ou l’autre, le document doit comporter un certain nombre d’éléments, notamment une description détaillée du service et de l’équipement à fournir, une liste des services complémentaires que le fournisseur sera en mesure de fournir au besoin, les coûts et conditions de paiement, une preuve d’assurance et de cautionnement…

Comment assurer la gestion des fournisseurs, concrètement ?

Une relation de partenariat doit être pensée sur le long terme. Pour assurer la pérennité de vos services, vous avez tout à gagner en construisant des relations de confiance avec vos fournisseurs, sur la durée. Ce n’est qu’ainsi que vous arriverez à une véritable collaboration, qui se traduit par un réseau de partenaires sur lesquels vous pouvez compter. Pour cela, bien gérer vos fournisseurs est clé.

Tout commence par la mise en place d’un contrat où tout le monde est gagnant. Autrement dit, le partenariat doit être bénéfique à toutes les parties. Pour y arriver, prenez le temps de prendre note des besoins de votre fournisseur, dans une optique gagnant-gagnant. Ensuite, veillez à communiquer constamment avec vos fournisseurs, que ce soit pour partager des idées, ou même des critiques, pour peu qu’elles soient constructives. Là encore, la communication doit aller dans les deux sens. Faites donc en sorte de prendre note des commentaires de vos fournisseurs, de leurs idées. Celles-ci peuvent peut-être vous aider à améliorer vos services. Dans le même ordre d’idées, il est vivement recommandé, dans une optique de partenariat, d’impliquer vos fournisseurs dans les étapes de planification de l’événement.